Capitaliser sur l’automatisation des processus et
la réforme de la facture électronique
Les données au cœur du processus financier de Procure-to-Pay
La comptabilité fournisseurs regroupe l’ensemble des processus comptables liés aux opérations entre les fournisseurs et l’organisation. Il s’agit du suivi du compte fournisseurs, qui porte sur la demande d’achat jusqu’au paiement, intégrant la gestion des bons de commande, des devis, des factures fournisseurs, etc.
Les données à extraire, contrôler, fiabiliser, sont au cœur de ce processus Procure-to-Pay (P2P), avec des données fournisseurs, celles de l’engagement de dépenses, de la gestion des commandes, et de la gestion des livraisons qui composent la demande d’achat, le bon de commande, le bon de livraison (elles seront à réconciliée entre elles et avec la ou les factures), et celles de la facture (pour lesquelles il est nécessaire de contrôler la cohérence, de faire les rapprochements, de gérer les écarts). Les données de factures doivent ensuite être saisie en écriture comptable.
Les enjeux autour du processus Procure-to-Pay
Les enjeux pour les directions financières sont nombreux sur ce processus :
- Disposer d’une vision précise et actualisée de la situation financière de leur organisation (suivre les dépenses, les engagements de dépenses, les paiements en cours, les paiements à valider, les acomptes à verser, les factures en retard, etc.):
- Respecter les obligations règlementaires, en particulier celles autour des délais de paiement;
- Maitriser les achats de l’organisation. Il s’agit de se procurer l’ensemble des biens ou services nécessaires au bon déroulement de son activité, tout en maîtrisant ses coûts.;
- Rationnaliser le traitement des factures qui peut impliquer de nombreuses tâches chronophages : réceptionner les factures fournisseurs, les vérifier, intégrer ces données dans le système d’information, suivre le flux d’approbation, les classer, les archiver, traiter les erreurs et exceptions, avec des volumes de factures potentiellement colossaux, des exceptions récurrentes, des délais de paiement à respecter et des formats divers, reçus potentiellement depuis différents canaux.
Plus largement, les directions financières ont également des enjeux vis-à-vis de leur écosystème. Elles doivent maitriser la connaissance de leurs fournisseurs (les évaluer et les sélectionner) et gérer les potentielles fraudes (vérifier que le fournisseur existe bel et bien, que ses données sont correctes), maintenir une bonne relation avec ses fournisseurs, tout en gérant la résolution des litiges, et prendre soin de leur écosystème, pour éviter de le mettre en difficulté avec des impacts possibles sur l’activité de ses propres fournisseurs, qui par conséquence, impacte la livraison de biens et services nécessaires à l’organisation cliente.
Enfin, les directions financières ont des enjeux de communication en interne (entre la comptabilité fournisseurs et les autres services) et avec leurs fournisseurs pour partager une information fiable.
L’automatisation, une réponse à ces enjeux
Pour répondre à ces enjeux, la digitalisation et l’automatisation est une opportunité pour les directions financières. Interrogés en 2022, 2 décideurs sur 3 considèrent que simplifier et automatiser ses processus est un enjeu prioritaire à relever d’ici 2024. Elle peut s’appliquer, aux contrôles des données de la facture (somme totale, totaux lignes à lignes, taux de TVA, etc.), aux rapprochements automatiques des factures, bons de commandes, bons de livraison, à l’imputation comptable, à l’automatisation des flux e-invoicing, etc. Elle va permettre des bénéfices tels que :
- La réduction des traitements manuels, toujours source d’erreurs,
- La fiabilisation des données et une meilleure circulation de celles-ci,
- Des gains de temps,
- De mieux se protéger des tentatives de fraude, en systématisant les contrôles notamment.
La réforme sur la facture électronique : un bouleversement pour la comptabilité fournisseur
Les évolutions réglementaires sont de véritables moteurs de transformation pour les entreprises. Ce sera le cas pour celle de la facture électronique obligatoire inter-entreprises, dont les échéances débuteront dès 2024, et qui va transformer les processus autour de la facture, et les digitaliser.
Avec une collecte exhaustive et en temps réel des factures fournisseurs et de toutes les données associées, les entreprises vont disposer d’un socle de données fiables et structurées à exploiter. Elles vont ainsi pouvoir produire des indicateurs et des tableaux de bord fiables et sans délais, disposer d’une vision précise et actualisée de la situation financière de leur entreprise, et mettre en place des mécanismes d’automatisation dans leur processus. Elles pourront par exemple, suivre en temps réel les dépenses et les engagements de dépenses, mieux maitriser les achats de l’organisation et être proactives dans le respect des délais de paiement. Elles seront également mieux armées pour lutter contre la fraude et limiter les erreurs liées aux traitements manuels.
Libérées de certaines tâches de traitement de la facture fournisseur ou d’écriture comptable, pouvant être automatisées, la direction financière va pouvoir se consacrer à des missions à forte valeur, comme la performance achat (vérification de la correcte application des contrats en volumes, en prix), le renforcement de sa connaissance fournisseur (scoring des fournisseurs basés sur leur pérennité, leur fiabilité), l’optimisation des prévisionnels de trésorerie, etc.
Aurélie Leleu,
Analyst Expert – Digital CFO
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