L’édition 2024-2025 du Blueprint® dédié aux plateformes de gestion de contenus (GED/ECM) pour le mid-market dévoile le positionnement de 20 solutions analysées
Ce Blueprint est consacré aux plateformes de gestion de contenus de type GED/ECM permettant de partager de l’information, de collaborer, de gérer différentes versions d’un document, de les organiser, les rechercher efficacement et d’y accéder. Les résultats présentés se fondent sur une étude conduite durant l’année 2024 regroupant 19 sociétés dont les offres sont disponibles en France et adressant le mid-market (ETI et PME de plus de 50 salariés).
L’étude analyse les solutions proposées par Avanteam, Business Document Unity – Inetum Software, Digitech, Docaposte, DocuWare, Efalia, Elo Digital Office, Everteam, Hyland Software / Alfresco, Hyland Software / Nuxeo, M-Files, Microsoft SharePoint, NeoLedge, Numen / Doxtreem, Open Bee, OpenText Core, Tessi / Sqalia, Therefore, Youdoc, Zeendoc.
Matrice de positionnement des 20 solutions analysées
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Les solutions de gestion de contenus de type GED (Gestion Electronique de Documents) ou ECM (Enterprise Content Management) ne sont pas nouvelles, la terminologie GED et les premières bases de ces outils étant apparues dès les années 1980.
Or, l’adoption de ce type de logiciels varie encore fortement selon la taille des organisations. Si les grandes organisations en sont très largement utilisatrices, celles du mid-market ne sont, elles, pas toutes équipées, notamment les PME. La taille des organisations conditionne également leurs besoins en gestion de contenus et les caractéristiques qu’elles attendent d’une solution de GED/ECM. Les ETI recherchent, ainsi, des capacités d’orchestration de leurs processus et d’intégration à leur système d’information. A l’inverse, les PME s’orientent vers des solutions moins complexes en privilégiant la simplicité de prise en main et l’ergonomie utilisateur.
L’implémentation d’une GED/ECM peut apporter des bénéfices à de nombreux processus métiers : la facturation (dont la réforme en cours accélère la digitalisation), les procédures RH, les dossiers clients/usagers/patients, la gestion de contrats, etc. En pratique, les organisations adoptent souvent une solution pour une problématique précise au départ, puis elles étendent leur usage à d’autres processus au fil du temps.
Le besoin de gestion de contenus s’inscrit dans le large mouvement de digitalisation des entreprises. Le remplacement des documents papier par des documents numériques rend nécessaire de stocker, partager, rechercher, signer, archiver ces nouveaux documents à travers des systèmes numériques. L’utilisation croissante du travail à distance entraine également le besoin de pouvoir accéder aux documents de l’organisation où que soit le salarié.
Les solutions de GED/ECM actuelles doivent répondre aux nouveaux défis organisationnels de leurs utilisateurs : améliorer la collaboration et le partage de l’information entre les équipes, réduire le « vrac documentaire » (documents non classés, en doublon ou obsolètes), sécuriser les documents, et réduire l’empreinte environnementale des processus documentaires. La maîtrise des risques reste une préoccupation essentielle : limiter les pertes, assurer la traçabilité et être conforme à la réglementation (délais de réalisation de contrat, destruction de documents à échéance, etc.).
Alors que les besoins des entreprises et des organisations publiques se limitaient hier à un travail statique de stockage structuré à l’aide d’arborescences, celles-ci ont aujourd’hui besoin d’agir sur les documents en gérant les processus avec des moteurs de workflow.
L’étape suivante implique un changement culturel en passant de la gestion de documents à la gestion des données de ces documents. L’intégration de l’intelligence artificielle en est la clé de voute en rendant les solutions capables de classer sans indexation humaine, d’extraire automatiquement les données, de détecter des informations clés, de questionner le fonds documentaire, de proposer des contenus (rédaction de résumé, création à partir d’autres documents), et de créer de la valeur à partir des données extraites des documents.
Les plateformes de gestion de contenus sont ainsi de réels leviers de compétitivité pour les organisations en accélérant l’accès aux informations, en fluidifiant les processus métiers et en ouvrant de nouveaux usages d’exploitation des données.
Méthodologie
Le Blueprint® est basé sur une méthodologie éprouvée et un processus rigoureux pour favoriser une lecture fiable et objective :
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- Sélection d’une typologie de solutions utilisée par les entreprises et les collectivités,
- Sélection par Exaegis Markess des offres et des fournisseurs candidats au Blueprint,
- Pour chaque fournisseur, envoi d’une confirmation de son intégration au Blueprint,
- Déploiement du dispositif Exaegis Markess : mise à disposition d’espaces privés et sécurisés de collecte des informations et de la documentation, démonstration des solutions, échanges,
- Analyse des données collectées et confrontation aux bases d’informations internes à Exaegis Markess, au regard de l’analyste expert du segment d’offre analysé,
- Agrégation des résultats et présentation des résultats préliminaires à chaque candidat pour éventuels ajustements,
- Publication et diffusion auprès des utilisateurs.
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La grille d’évaluation et de lecture des Blueprint® comprend deux volets :
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- Market Relevance : Pertinence des solutions du fournisseur vis-à-vis de la demande en évolution du marché. Sont analysés les points suivants : Étendue de l’offre, Qualité de l’offre, Stratégie d’offre et innovation, Adaptation locale, sécurité et conformité.
- Market Impact : Impact du fournisseur et de ses solutions sur le marché et sa transformation avec une analyse des thèmes : Performance commerciale, Image du fournisseur (notoriété, politique RSE, satisfaction et recommandation, etc.), Go to market.
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Les deux axes permettent d’identifier des groupes d’acteurs dont les caractéristiques principales sont :
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- Les Leaders ont une part de marché importante et une compréhension claire de l’évolution des attentes du marché. Ces fournisseurs sont à la fois innovants et leaders d’opinion. La qualité de leur offre, du support et de la sécurité, forgent la confiance des utilisateurs.
- Les Visionnaires proposent des solutions innovantes et adaptées aux évolutions de la demande du marché mais leur impact en termes de parts de marché ou de capacités de développement n’est pas encore mûr.
- Les Performers ont un fort impact sur le marché et une large base clients avec une offre de solutions et services qui n’apparaît pas suffisamment développée ou en accord avec l’évolution de la demande.
- Les Outsiders proposent une gamme de produits et services restreinte et adressent des segments de marché précis.
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Pour tout complément d’information, contactez :
Juliette Courty-Garnier – 02 46 99 17 31 – juliette.courty-garnier@exaegis.com
A propos de Exægis Markess :
Créée en 1997, Exaegis Markess est la société d’études et de conseil de référence sur le numérique en France. Le socle de recherche continue, associé aux études et au conseil sur mesure, permet aux dirigeants des entreprises et organisations publiques comme des fournisseurs de solutions d’obtenir les informations, l’accompagnement et les outils indispensables dont ils ont besoin pour saisir les grands défis, les enjeux de leur transformation digitale et atteindre leurs objectifs. Depuis 2018, la société fait partie du groupe Exægis, l’agence de notation et de garantie opérationnelle référente du secteur du numérique.
Plus d’informations sur www.markess.com.
A propos du Blueprint® :
Les Blueprint® ont vocation à proposer au marché un référentiel local délivrant les informations nécessaires à l’aide au choix de solutions numériques :
Ils répondent à l’attente des dirigeants français et européens qui souhaitent une grille d’analyse locale sur les fournisseurs du numérique.
Ils ciblent le plus grand nombre d’organisations utilisatrices, c’est à dire les PME, ETI et collectivités. Ils offrent aux décideurs une grille de lecture pertinente et objective permettant les comparaisons entre fournisseurs de solutions numériques.
Ils s’appuient sur une double expertise locale, conjugaison des savoirs faire de :
- Audit : en matière et de notation de fournisseurs de solutions numériques,
- Recherche : en matière d’analyse de la demande et des évolutions des marchés numériques.