Début 2020, MARKESS by exægis a publié une étude sur le digital workplace. Initiée au second semestre 2019, cette étude structure et met en lumière les besoins, les approches et les grandes tendances associés en France. Elle analyse la vision croisée de décideurs RH (DRH) et de décideurs IT (DSI) engagés dans de tels projets, à l’aune de la mise en place de nouvelles pratiques de travail, plus collaboratives, transverses et inclusives avec notamment le développement du travail à distance et en mobilité.
Face aux différents blocages et grèves qui ont immobilisé la France depuis fin 2018, le travail à distance et le télétravail sont devenus, pour certains secteurs d’activité, une pratique de plus en plus courante permettant de maintenir la continuité des opérations. Avec les mesures de confinement mises en place ces derniers jours, le télétravail s’impose comme une obligation pour les professions qui le peuvent. Dans ce contexte exceptionnel, les organisations se trouvent précipitées dans une évolution rapide des modes de travail afin de poursuivre leur activité et protéger la santé de leurs salariés.
Les outils mis à disposition au sein d’un digital workplace sont incontestablement des aides précieuses pour faire face à cette situation. En France, nombreuses sont les organisations, tant privées que publiques, à avoir engagé des projets dans ce domaine et à s’être équipées, certes à des niveaux très variables mais qui devraient être suffisants pour maintenir leur continuité d’activité.
Le digital workplace, une réponse aux enjeux des DRH et DSI ainsi que des collaborateurs
Fin 2019, 70% des décideurs interrogés par MARKESS by exægis font état de la présence d’un digital workplace dans leur organisation (en majorité de grandes organisations ou de taille intermédiaire), qu’il soit déjà opérationnel ou en cours de déploiement. Et, 15% mentionnent un projet dans ce sens d’ici 2023.
Le digital workplace, tel que défini par MARKESS by exægis, se présente comme un environnement de travail intégrant et unifiant toutes les composantes du digital permettant aux collaborateurs d’accéder aux applications utiles à leur quotidien, de communiquer, de collaborer et de gérer les connaissances. Il est poussé par les évolutions des besoins des salariés comme la mobilité, la volonté de collaboration et l’amélioration de l’expérience des utilisateurs avec les outils de l’entreprise. Ainsi les DRH et les DSI accordent une grande importance au fait de permettre à des collaborateurs physiquement éloignés de travailler ensemble (80%). Par ailleurs, 43% d’entre eux considèrent que le digital workplace peut inciter les collaborateurs à contribuer à plus de projets au sein de leur entreprise et qu’il peut également aider à limiter le ‘shadow IT’, c’est à dire éviter l’usage de matériels ou d’applications contournant les prérogatives et directives des services informatiques.
Ces catalyseurs constituent une réponse à la fois aux enjeux des DRH qui proposent un environnement adapté aux besoins des salariés mais également à ceux des DSI, qui limitent ainsi certains risques et reprennent la main sur la sécurisation des équipements, des systèmes et des données.
Le digital workplace un concept s’adressant à tous et proposant des caractéristiques variées
S’adressant à la totalité des collaborateurs, le digital workplace demeure, aux yeux des DRH et des DSI interrogés, une priorité interne. Néanmoins, il faut admettre que les responsables questionnés situent le digital workplace dans un contexte d’entreprise étendue, intégrant des collaborateurs externes et des ‘freelances’. Fait riche de sens, il faut noter que même les partenaires n’étant, de fait pas rattachés à la structure par un lien juridique quelconque, peuvent se voir intégrés au digital workplace.
Les caractéristiques d’un digital workplace sont nombreuses et diverses. Leur objet reste avant tout d’optimiser la collaboration et la communication, afin d’améliorer la production et la performance du salarié. Sans entrer dans le détail de chacune des caractéristiques, sont plébiscitées par plus de 60% des DSI et DRH, l’accès en mobilité, les communications unifiées, la personnalisation de l’information, ou encore l’interface unique.
Avec la crise sanitaire actuelle, le digital workplace devient un élément clé pour conserver le lien social entre salariés travaillant à distance, garantir la continuité de certaines activités et maintenir les opérations à un niveau minimum.
Le déploiement d’un digital workplace, un processus transverse à accompagner
Le déploiement d’un digital workplace étant un projet très structurant. Il n’est pas sans rencontrer des points de friction au sein des entreprises. Côté technique, la sécurisation des données et des documents, la connexion au système d’information existant sont les points les plus sensibles au déploiement d’une telle plate-forme. Au-delà de l’aspect technique, l’accompagnement des collaborateurs mais également des managers et des dirigeants est un véritable enjeu en matière d’adoption et de performance. Il est nécessaire d’aborder un tel projet par les usages, d’impliquer l’ensemble de l’entreprise et de mettre en place une organisation transverse afin de déployer une solution adaptée et utile aux collaborateurs.
L’étude Digital workplace 2019- 2023
L’étude Digital Workplace repose d’une part, sur une analyse de la demande avec des interviews auprès d’une cinquantaine de DRH et d’une cinquantaine DSI, au sein d’entreprises et administrations, d’autre part sur une analyse de l’offre avec les interviews de quinzaine de prestataires et l’analyse des offres des majeurs du marché.
L’analyse de la demande aborde l’état d’avancement du déploiement d’un digital workplace, les catalyseurs de tels projets, les profils des utilisateurs, les fonctionnalités recherchées, les composantes technologiques d’un digital workplace, notamment l’intelligence artificielle et ses usages. Les caractéristiques clés, les directions impliquées dans les projets de digital workplace, les points sensibles au déploiement de tel projet sont également évoqués. Des cas d’usage sont de plus développés dans cette étude. Dans le volet portant sur l’analyse de l’offre, sont identifiés la structuration de l’offre et les principales solutions disponibles, les opportunités et risques du marché, les impacts physiques, techniques et organisationnels pour l’entreprise. Compte tenu de l’actualité, le contexte marché du digital workplace et les données de cadrage également estimées, sont à mettre au regard de l’impact qu’aura le COVID-19 sur les dépenses informatiques en France.
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