En partenariat avec le CR2PA, le club de l’archivage managérial, Markess by Exægis analyse les approches et besoins autour de l’archivage de contenus numériques à valeur probante.
Les entreprises et organisations publiques accélèrent leurs projets de digitalisation des processus documentaires et métiers avec en bout de chaîne, l’archivage. Cette étape primordiale porte les enjeux juridiques, financiers et technologiques, afin de garantir aux documents archivés l’intégrité, la pérennité de leurs contenus comme l’authenticité de leur origine.
Interrogés en mai et juin 2020, les décideurs (Direction générale, DSI, Responsable archivage, Directeur dématérialisation, Direction des moyens généraux, etc.) remontent leurs politiques d’archivage mises en place au sein de leur organisation, les fonctions portant la responsabilité de l’archivage au sein de leur organisation, les solutions mises en place autour de l’archivage à valeur probante et les documents sur lesquels portent prioritairement les besoins. Ils abordent également leurs critères de choix dans la sélection d’une solution d’archivage et les bénéfices qu’ils en attendent.
Issus d’une population mature sur le sujet de l’archivage, les décideurs interrogés ont largement mis en place des politiques d’archivage, notamment pour plus de 4 sur 5 avec des règles d’archivage ou un référentiel de conservation et près de la moitié de ces répondants qui disposent d’une politique d’archivage signée par la Direction Générale. Au sein des plus petites structures, cette réalité est en revanche beaucoup plus nuancée avec une large majorité des répondants pour lesquels il n’existe toujours pas de politique d’archivage dans leur entreprise.
Globalement, l’étude révèle que 58% des décideurs ont recours à une solution d’archivage électronique à valeur probante, qu’elle soit déployée sur site (‘on premise’), externalisée chez un tiers archiveur ou utilisée en mode SaaS. Du côté des usages, l’étude illustre que si la priorité était par le passé donnée à l’archivage des factures et documents comptables, la priorité actuelle porte sur les documents relatifs à la gestion du personnel. Enfin, d’ici fin 2022, le développement continu de la digitalisation des processus poussera fortement l’adoption de ces solutions d’archivage, lesquelles devraient être déployées par 81% des organisations.
Info : les données et visuels présentés dans cet extrait d’étude sont issus du programme FLOW de Markess by Exægis dédié à la gestion des processus documentaires et stratégies digitales. Accessible depuis notre Portail client, ce programme délivre des données portant sur les potentiels des différents segments de marché avec une analyse sectorielle ou par métiers, les attentes et besoins des décideurs, les décideurs, l’environnement concurrentiel, les tendances et opportunités à 2 ans.
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