La transformation numérique de la fonction RH passera indéniablement par la digitalisation de ses processus documentaires. Pour décupler leur performance, les directions RH devront ainsi poursuivre les chantiers de dématérialisation déjà engagés, insuffler une dimension digitale à la gestion de leurs processus documentaires et rendre cette gestion multicanale, sociale et collaborative.
[ Commander l’étude complète : Digitalisation des Processus Documentaires RH ]
Optimiser la gestion des processus documentaires RH
Automatiser les processus RH, accroître la performance de la fonction et maîtriser les coûts de gestion RH sont parmi les enjeux majeurs (cités par plus de 50% des décideurs RH interrogés) auxquels l’introduction du digital peut apporter une réponse.
Pour autant, cela suppose que la gestion des processus documentaires RH soit à niveau. Or, pour 83% des DRH, cette gestion ne permet pas de répondre de façon optimale à des éléments clés permettant d’améliorer les services RH mais aussi de favoriser la relation salarié. Il s’agit du développement du temps réel et de l’instantanéité, de la généralisation des usages numériques, de l’adoption d’une approche multicanale dans les communications ou encore de la prise en compte d’usages sur tout type de terminaux.
Numériser des documents papier et disposer d’un système de gestion documentaire RH ne suffisent donc pas. L’optimisation de la gestion documentaire RH passe par d’autres besoins : intégrer les données aux systèmes d’information, activer des workflows, signer électroniquement, archiver, sécuriser et protéger les documents au format numérique sont ainsi des points de passage obligés pour digitaliser de bout en bout les processus documentaires.
Priorité à la dématérialisation des processus administratifs RH
Pour les RH, la digitalisation est véritablement un moyen d’optimiser la gestion de tâches récurrentes, à faible valeur ajoutée, consommatrices en temps et en ressources et auxquelles sont associés de nombreux documents (encore au format papier).
Aussi la dématérialisation des documents s’impose logiquement pour des processus RH purement administratifs comme la gestion de la paie, des frais professionnels, des congés et absences, l’administration du personnel, la gestion des accidents du travail et des maladies, la gestion des temps et activités et la planification.
A noter que pour 29% des décideurs RH, l’introduction du digital dans les processus et documents RH permet de répondre aux évolutions légales et réglementaires.
En conclusion
Les besoins en dématérialisation de documents restent forts chez les RH qui se retrouvent confrontés à des volumes encore importants de documents papier. Le marché des logiciels et services IT associés à la dématérialisation de documents RH devrait ainsi continuer sur une croissance à deux chiffres pour 2016, sous l’effet notamment d’une législation favorisant le recours au numérique.
Proposer la signature électronique, la conservation de documents RH dans un coffre-fort numérique, apporter des réponses aux demandes des collaborateurs… sont autant de services rendus possibles grâce à la digitalisation et qui vont dans le sens du développement d’une gestion de la relation salarié, à l’heure où le collaborateur est considéré comme un actif clé pour les entreprises.
Pour aller plus loin, les programmes CHRO et FLOW de MARKESS délivrent en continu des données sur : les usages et les besoins en solutions des décideurs métiers et informatiques ; les approches par secteur et/ou taille d’entreprise ; les grandes tendances, opportunités et menaces ; l’environnement concurrentiel ; le poids du marché et son évolution à 2 ans.
Quelques-unes des orientations clés de ces marchés sont aussi détaillées dans nos e-Books :
Gérer les processus documentaires à l’ère du digital
Les RH & le Digital – Tendances clés
Pour plus d’informations sur nos analyses et sur le contenu de nos programmes :
Contacter David Touitou – 01 56 77 17 77